¿Qué es la incapacidad temporal? Guía 2025

La incapacidad temporal, también conocida como IT y coloquialmente llamada baja o baja médica, es una situación en la que un trabajador no puede realizar sus actividades laborales temporalmente debido a una enfermedad o accidente,  existiendo la previsión de que pueda producirse una mejora y/o curación que le permita volver a ejercer su trabajo. Esta incapacidad puede ser común o de origen laboral.

¿Cuáles son las posibles causas por incapacidad temporal?

Las causas que pueden llevar a una incapacidad temporal (IT) pueden dividirse en dos grandes categorías: enfermedades y accidentes. Antes de seguir, tómate un momento y pregúntate, ¿cuándo fue la última vez que te sentiste tan mal que no podías ni levantarte de la cama? Exactamente, no es para nada divertido.

Enfermedades Comunes y Profesionales

• • 1. Enfermedades Comunes: Estas son esas gripes que te dejan sin energía, o incluso condiciones más serias como infecciones fuertes. No te olvides de guardar reposo y seguir las indicaciones médicas.
    2. Enfermedades Profesionales: Aquí hablamos de enfermedades que vienen directamente por el trabajo que realizas. ¿Alguna vez escuchaste que alguien desarrolló problemas respiratorios por trabajar en una mina? Exacto, eso encaja aquí.

Accidentes

• • Accidentes No Laborales: Si tienes la mala suerte de resbalar y caerte mientras haces la compra en el supermercado, puedes calificar para una IT. Estos accidentes ocurren fuera del ambiente de trabajo.
  • Accidentes Laborales: Aquí, hablamos de esos incidentes desafortunados en el lugar de trabajo. Imagina que Juan, el electricista, se cae de una escalera mientras arregla una lámpara de techo.

¿De qué clases puede ser la incapacidad temporal?

Contingencia común

La incapacidad temporal por contingencia común ocurre debido a accidentes no relacionados con el trabajo o enfermedades comunes. ¿Alguna vez has tenido una gripe terrible que te dejó en la cama durante días? Pues, eso podría calificarse como una contingencia común. Estas incapacidades no pasan por el filtro del entorno laboral.

A continuación, se presenta una tabla con algunos ejemplos de este tipo de incapacidad:

Tipo de Incapacidad	Descripción
Muy corta	Dura hasta cinco días naturales
Corta	Dura más de cinco días naturales pero menos de treinta días
Media	Dura entre treinta y sesenta días naturales

Contingencia profesional

La incapacidad temporal por contingencia profesional se debe a accidentes laborales o enfermedades profesionales. Aquí es donde se incluyen esos malentendidos con la maquinaria pesada o las enfermedades causadas por el entorno laboral.

Ejemplos típicos de contingencias profesionales pueden incluir:

• • • Accidentes de trabajo: Ese resbalón del que tus compañeros no dejarán de hablar.
    • Enfermedades profesionales: Problemas respiratorios por trabajar con materiales peligrosos constantemente.

Es importante tener en cuenta cómo la Seguridad Social cubre estas situaciones, ofreciendo apoyo y prestaciones para aquellos afectados por las mismas.

¿Cómo funciona la prestación en función?

Si es por contingencia profesional

El proceso para recibir la prestación de incapacidad transitoria por contingencia profesional es bastante claro. Desde el día siguiente al que el trabajador recibe la baja médica, la Mutua se encarga de los pagos. El importe de este subsidio es del 75% de la base reguladora (salario prorrateado). Es importante recordar que el día de la baja, la empresa debe pagar el salario completo como si fuera un día trabajado.

Si es por contingencia común

• 1. Del 1º al 3r día: El trabajador no recibe nada. No es broma, esos días no hay paga.
  2. Del 4º al 15º día: Durante este periodo, el trabajador recibe el 60% de su base reguladora y es la empresa la que se encarga de estos pagos.
  3. Del 16º al 20º día: Aquí, la cosa cambia un poco. El trabajador sigue recibiendo el 60% de su base reguladora, pero ahora, los pagos son responsabilidad de la entidad gestora (INSS) o de una entidad colaboradora (Mutua).
  4. A partir del 21º día: La prestación aumenta al 75% de la base reguladora y sigue siendo pagada por la entidad gestora o la Mutua. Así, el trabajador puede descansar un poco más tranquilo acerca de sus ingresos mientras se recupera.

Proceso de Incapacidad Temporal

El papel de la mutua y la empresa en la gestión de la IT

En la gestión de la incapacidad temporal (IT), tanto la mutua como la empresa juegan un papel clave. La empresa es responsable de notificar a la Seguridad Social sobre la baja del trabajador. Por otro lado, la mutua puede encargarse de realizar el seguimiento sanitario y determinar la duración de la incapacidad.

Las empresas deben seguir ciertos procesos y cumplir con plazos específicos. Aquí unos pasos básicos y responsabilidades:

• • • Notificación inicial: La empresa debe informar sobre la baja inicial.
    • Seguimiento: La mutua lleva el seguimiento del estado de salud del trabajador.
    • Reincorporación: Asegurarse de que el trabajador esté en condiciones de reincorporarse al trabajo.

Obtención y duración del certificado médico

El certificado médico es esencial para justificar la situación de incapacidad temporal. Este certificado debe ser expedido por un médico autorizado y tiene dos componentes: el primer parte de baja y los partes de confirmación subsiguientes.

Algunos puntos sobre el certificado médico:

• • • Primera emisión:
      • Se emite cuando el trabajador no puede desempeñar sus tareas laborales.
    • Partes de confirmación:
      • Si la incapacidad se extiende, se requerirán partes de confirmación periódicos.
      • Para bajas superiores a 30 días, el segundo parte debe incluir un informe médico adicional.
    • Duración:
      • Puede durar hasta 365 días, dependiendo del progreso de recuperación.

Para más información y procesamientos electrónicos, pueden visitar Sede Electrónica de la Seguridad Social.

Mantener estos procesos claros y bien administrados asegura que el trabajador pueda concentrarse en su recuperación sin preocupaciones adicionales.

Cálculo de las prestaciones económicas: Base reguladora

La base reguladora es clave para calcular prestaciones de seguro por incapacidad y seguro social. En caso de incapacidad temporal por contingencias comunes, se toma la base de cotización del mes previo a la baja médica y se divide por los días de ese mes. Es decir, se considera el salario mensual estándar dividido por 30 días, o el salario diario dividido por el número de días del mes (30, 31, 28 o 29).

Para la incapacidad del seguro social por contingencias profesionales, el proceso es un poco distinto:

• • • Primero, se usa la base reguladora del mes anterior a la baja médica, dividida por los días de ese mes, sin incluir horas extraordinarias.
    • Luego, se suma el total de cotizaciones por horas extraordinarias del año previo, dividido por 365 días.

Si esto es un poco complicado, no se preocupen. Pueden revisar más detalles en el siguiente enlace, donde se explican casos específicos como el pluriempleo y otros contratos de trabajo.

Este método asegura que los trabajadores reciban una cantidad justa y proporcional a sus ingresos y contribuciones previas.

Fórmula Básica:

Base Reguladora Diaria = [(Salario Base + Prorrateo de Pagas Extra) / 30] 

Una vez que tienes tu base reguladora diaria, el siguiente paso es aplicar el porcentaje correspondiente, que varía según el tipo de incapacidad:

Porcentajes Comunes:

• • • Enfermedad Común o Accidente no Laboral: 60% de la base reguladora desde el cuarto hasta el vigésimo día. Desde el día 21 en adelante, el 75%.
    • Accidente Laboral o Enfermedad Profesional: En estos casos, la prestación es del 75% desde el primer día.

Ejemplo Práctico: Si Juan tiene una base reguladora diaria de 50 euros y sufre una enfermedad común, los primeros tres días no recibirá pago. Desde el cuarto hasta el vigésimo día recibirá el 60% de 50 euros (30 euros). A partir del día 21, recibirá el 75% de 50 euros (37,5 euros).

Impacto del porcentaje de la base reguladora en la cuantía

El porcentaje de la base reguladora tiene un impacto significativo en la cuantía que percibe el trabajador. Para ponerlo en perspectiva, observa este pequeño desglose:

Impacto de Diferentes Porcentajes:

Días de Incapacidad	Tipo de Incapacidad	% de Base Reguladora	Cuantía Diaria (Base de 50€)
Día 4 a 20	Enfermedad Común	60%	30€
Día 21 en adelante	Enfermedad Común	75%	37,5€
Día 1 en adelante	Accidente Laboral	75%	37,5€

¿Has notado cómo la cuantía cambia dependiendo del tipo de incapacidad y el día? Esta estructura busca asegurar que los trabajadores tengan al menos una parte de su salario cubierto cuando no pueden trabajar por motivos de salud.

Complementos de la prestación por IT

Existen diferentes maneras de complementar la prestación de incapacidad temporal (IT) que ayudan a los trabajadores a mantener sus ingresos durante su recuperación. Empresas pueden optar por añadir un “complemento de IT” que varía según el Convenio Colectivo.

Entre las opciones más comunes se encuentran:

• • • Complemento IT hasta el 100% del salario: Este complemento permite que el trabajador reciba su salario completo mientras está de baja.
    • Complemento IT sólo para la primera baja médica dentro del año: Este es útil cuando las bajas médicas no son frecuentes.
    • Complemento IT sólo para bajas por accidente de trabajo o enfermedad profesional: Focaliza el apoyo en situaciones laborales específicas.
    • Complemento IT sólo por los 3 primeros días de la baja médica por contingencia común: Ofrece un alivio inmediato para los primeros días de baja.
    • Complemento IT durante los primeros 3 meses: Ayuda en el corto plazo, cubriendo los primeros meses de baja.
    • Complemento IT respecto al salario mensual: Proporciona un porcentaje del salario mensual.
    • Complemento IT respecto al salario mensual y las gratificaciones extraordinarias: Este complemento se extiende también a los bonos y gratificaciones.

El tipo y funcionamiento de estos complementos pueden variar según el sector y lo estipulado en el Convenio Colectivo aplicable, ofreciendo flexibilidad para diferentes situaciones laborales.

 

Preguntas frecuentes

La incapacidad temporal es una prestación importante que ayuda a los trabajadores cuando no pueden desempeñar sus funciones debido a enfermedades o accidentes. Este apoyo varía en duración, impacto en la cotización y los procedimientos necesarios para el pago.

¿Cómo afecta la baja por incapacidad temporal a los días de vacaciones?

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores tiene reglas claras sobre las vacaciones durante una incapacidad temporal. Si la incapacidad es por parto, embarazo o lactancia, o por la suspensión del contrato de trabajo según el artículo 48, los días de vacaciones pendientes se pueden disfrutar después sin límite de tiempo.

Por otro lado, si la incapacidad temporal es por otras razones, las vacaciones pendientes se deben disfrutar dentro de los 180 días siguientes al fin del año en que se generaron. Este límite es importante para no dejar pasar demasiado tiempo.

¿Cuánto tiempo puede durar la incapacidad temporal?

La incapacidad temporal puede durar hasta 18 meses en total, incluyendo dos prórrogas de seis meses cada una. Si después de este periodo el trabajador no se ha recuperado, se evaluará su situación para determinar posibles pasos adicionales.

¿Cuándo realiza el pago el INSS por la incapacidad temporal?

El Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) realiza el pago a partir del cuarto día de baja. Para las bajas que duren menos de tres días, no hay prestación económica.

¿Cómo se tramita el pago directo de la incapacidad temporal por parte de la Seguridad Social?

Para tramitar el pago directo, el trabajador debe presentar los siguientes documentos en una oficina de la Seguridad Social:

• • • Parte de baja médica
    • Identificación oficial
    • Documentación que justifique la causa de la incapacidad

Una vez entregados, la Seguridad Social gestionará los pagos correspondientes.

¿Qué sucede tras el agotamiento de los 18 meses de incapacidad temporal?

Si el trabajador sigue sin poder trabajar tras 18 meses de incapacidad temporal, puede ser evaluado para una incapacidad permanente. En algunos casos, también se puede otorgar una prórroga adicional, dependiendo de la situación médica del trabajador.

¿Cuánto se cobra por incapacidad temporal de acuerdo al INSS?

¿Qué porcentaje del salario corresponde percibir durante una incapacidad temporal? La cantidad que se cobra depende del salario del trabajador:

• • • Durante los primeros 20 días, se cobra el 60% de la base reguladora
    • A partir del día 21, el porcentaje aumenta al 75%

¿Qué criterios se utilizan para determinar una situación de incapacidad temporal?

Para determinar una incapacidad temporal, se consideran varios factores:

• • • Gravedad de la enfermedad o lesión
    • Necesidad de atención médica continua
    • Impacto en la capacidad del trabajador para realizar su trabajo habitual

Los médicos de la Seguridad Social emiten y revisan los partes de baja basándose en estos criterios.

¿Cómo afecta al trabajador la cotización durante una situación de incapacidad temporal?

Durante una incapacidad temporal, el trabajador sigue cotizando a la Seguridad Social igual que si estuviera trabajando. Esto garantiza que no pierda derechos a futuras prestaciones.

¿En qué casos una incapacidad temporal puede convertirse en incapacidad permanente?

Una incapacidad temporal puede convertirse en permanente si, después de agotar el plazo máximo, el trabajador no puede recuperar su capacidad para trabajar. En estos casos, se evalúa la situación para determinar si corresponde una incapacidad permanente.

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Incapacidad temporal, causas y prestaciones

¿Cómo solicitar el pago directo de INSS por incapacidad temporal?

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